ПРОГРАММА КУРСА (5 дней)
1. Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Цели, задачи и функции службы. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.
2. Обеспечение информационных связей в организации.
Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами.
3. Положение о службе документационного обеспечения управления.
Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками.
4. Государственное регулирование ДОУ.
Нормативно-методические документы по организации делопроизводства. Изменения законодательства.
5. Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документационное обеспечение деятельности:
Алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения.
6. Эффективность документационного обеспечения управления, показатели эффективности деятельности (KPI) служб ДОУ.
Общие характеристики показателей оценки деятельности в аспекте организационного развития. Показатели эффективности деятельности – KPI. Организационная и информационная функции системы управления документами. Служба ДОУ - центр компетенции в области управления документами.
7. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.
Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
8. Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна.
Организация работы с конфиденциальными документами.
9. Документооборот организации и его составляющие.
Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.
Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной.
Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.
10. Контроль исполнения документов и поручений
Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.
11. Организация хранения документов.
Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.
12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
13. Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор.
Основные требования к средствам и системам электронного документооборота
Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота “Documentum”, “Hamingberd”, “Directum”, “Docvision”, “Евфрат-Документооборот”, “Дело”, “Босс-референт”, “Гран-Док”, “Кодекс: Документооборот”. Принципы выбора системы электронного документооборота.
Практические примеры использования электронных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.
14. Материально-техническое обеспечение работы служб ДОУ.
Оборудование для складирования и хранения документов. Оборудование помещений средствами защиты и контроля.
15. Организация эффективной работы службы ДОУ.
Основные направления работы руководителя: планирование, управление, контроль. Стили управления: лидерство или руководство. Контроль в процессе управления. Организация командного взаимодействия. Психологические аспекты руководства коллективом. Мотивация производственной активности работников. Особенности и сложности делового взаимодействия. Конфликтные ситуациии их профилактика. Саморегуляция в конфликтных ситуациях.