Семинар-спецкурс «Современные требования к работе архива. Нормативы, методики, технологии»

Продолжительность спецкурса - 40 часов.

Приглашаются руководители и специалисты служб документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретари, все специалисты, отвечающие за организацию и ведение документооборота, делопроизводства и архивного хранения документов.

Занятия проходят в современном учебном комплексе ЧОУ ДПО «Институт экономики и права»: г. Санкт-Петербург, ул. Смоленская, д.9, ст. метро «Фрунзенская».

Цель курса - освоение слушателями правовых, технических и экономических основ документационного обеспечения управления, повышение профессиональной компетентности лиц, осуществляющих организацию и ведение документооборота, делопроизводство и архивное хранение документов.

Программа курса:

1. Нормативно методическая база по организации и ведению архива. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации». «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Анализ изменений.
2. Понятие архива организации. Виды архивов. Законодательное регулирование работы архива. Взаимодействие с государственными архивами. Право собственности на документы, передаваемые в государственный архив.
3. Требования к помещению архива. Режимы хранения документов: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный. Размещение документов в архивохранилище, средства хранения, топографирование.
4. Ведомственный архив организации. Разработка положения об архиве организации: задачи, функции, права, обязанности. Планирование работы архива, организация труда. Нормативы времени на работы в архиве.
5. Комплектование архива документами структурных подразделений. Виды документов и их особенности. Классификация и учет документов в архиве. Порядок выдачи дел из хранилища.
6. Проверка наличия и состояния документов в архиве. Оформление результатов проверки. Ответственность за состояние документационного фонда. Система санкций за нарушение законодательства по архивному делу, гибель, незаконное уничтожение документов и др.
7. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации. Разработка положения об экспертной комиссии организации: задачи, функции, порядок работы. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Изменения нормативной базы. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения дел.
8. Основные учетные документы архива. Составление архивных описей, дел постоянного хранения и по личному составу. Систематизация дел в архивных описях. Составление предисловия к описи. Оформление титульного листа. Особенности составления описи и формирования дел. Составление паспорта архива организации.
9. Основные требования к формированию и оформлению дел. Нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Принципы формирования дел. Типичные нарушения.
10. Контроль над ведением дел в делопроизводстве структурных подразделений архивной службой организации. Порядок передачи дел в ведомственный архив. Составление сдаточной описи дел.
11. Номенклатура дел организации. Структура, систематизация, составные части номенклатуры дел. Составление введения, оформление итоговой записи. Особенности составления номенклатуры дел для различных организаций. Типичные ошибки. Согласование номенклатуры дел с государственным архивом.
12. Подготовка дел к передаче на государственное хранение. Составление исторической справки к документам.
13. Использование документов архива. Выдача документов во временное пользование. Составление и выдача архивных справок. Информационно-справочная работа с документами архива.
14. Внедрение системы автоматизации работы архива. Задачи и способы хранения информации. Информационные технологии в архивном хранении. Основные характеристики систем электронного документооборота и архива. Примеры современных систем автоматизации хранения документов. Принципы выбора и внедрения. Нормативно-правовая база по работе с электронными документами. Особенности работы с электронными документами (ЭД). Содержание понятий и терминов. Подготовка документов к передаче на архивное хранение в организации: списание документов в «дело», помещение в электронное хранилище. Основные требования к организации хранения документов на электронных носителях. Принципы классификации документов. Учет и обеспечение сохранности. Экспертиза ценности ЭД. Описание документов. Уничтожение ЭД. Использование электронной цифровой подписи. Принципы создания электронного архива организации. Виды электронных архивов. Создание и управление структурой архива ЭД. Подсистемы электронного архива. Этапы создания электронного архива. Выбор оборудования для работы электронного архива. Закономерности изменения экономической эффективности при использовании электронных архивов.

Для участников спецкурса:

• обучение по программе семинара;
• сборник информационно-справочных материалов;
• ежедневные обеды и кофе-брейки;
• сертификат о прохождении повышения квалификации.